VerlofKaart

Hoe werkt het sjabloon VerlofKaart ?

Het sjabloon voor het registreren van het saldo aan verlofdagen bestaat uit een aantal onderdelen verdeeld over een tweetal werkbladen. Deze onderdelen worden hier in detail besproken.

In grote lijnen bestaat het sjabloon uit de werkbladen en onderdelen:

Instellingen
1. Maanden
2. Feestdagen
VerlofKaart
1. Persoonlijke gegevens
2. Totaaloverzicht
3. Verlofkaart status
4. Verlofkaart kalender

Ad 1. Instellingen

In het werkblad Instellingen worden basisgegevens ingevoerd die in het werkblad VerlofKaart worden gebruikt. Het betreft hier basisgegevens over maandomschrijvingen in het algemeen en feestdagen voor het kalenderjaar in het bijzonder.

Ad 1.a. Maanden

In dit gedeelte van het werkblad Instellingen worden de maandomschrijvingen ingevoerd zoals ze in het werkblad VerlofKaart in de kalender worden getoond. Deze omschrijvingen kunnen naar wens worden aangepast. Zie voor een voorbeeld onderstaande afbeelding:

Ad 1.b. Feestdagen
In dit gedeelte van het werkblad Instellingen kan een opsomming worden gegeven van de feestdagen (of andere speciale dagen) waarna de betreffende data op basis van deze lijst in het werkblad VerlofKaart in de kalender worden geaccentueerd (**). De lijst met data kan naar wens worden aangepast. Zie voor een voorbeeld onderstaande afbeelding:

Ad 2. Verlofkaart
Het werkblad VerlofKaart bevat het overzicht van geboekte en beschikbare verlofuren en de mogelijkheid om verlofgegevens toe te voegen, te wijzigen of te verwijderen.

Ad 2.a. Persoonlijke gegevens
In dit gedeelte kunnen eigen (medewerker) gegevens worden ingevoerd. Voor eigen toepassing zal dit geheel vrijblijvend kunnen worden gewijzigd. Het gaat hier om:

Bedrijfsnaam
Mederwerkersnummer
Medewerkersnaam
Vestiging
Afdeling

Ad 2.b. Totaaloverzicht
Dit gedeelte bevat cijfers over geboekt en mogelijk te boeken verlof. Sommige velden uit dit kader kunnen handmatig worden ingevoerd en sommige worden berekend. Het gaat hier om de volgende getallen:

Saldo vorig jaar
Dit veld dient te worden gevuld met het aantal uren verlof dat in het vorige kalenderjaar niet is opgenomen en wordt meegenomen naar dit kalenderjaar. Het aantal uren kan worden ingevuld, het aantal dagen wordt op basis van 8 uur per werkdag hieruit berekend.
Nieuw toegekend verlof
Dit veld dient te worden gevuld met het aantal uren waar men dit jaar recht op heeft. Het aantal uren kan worden ingevuld, het aantal dagen wordt op basis van 8 uur per werkdag hieruit berekend.
Compensatie uren
Dit veld dient te worden gevuld met het aantal uren verlof dat moet worden gecompenseerd naar aanleiding van overwerk oid. Het aantal uren kan worden ingevuld, het aantal dagen wordt op basis van 8 uur per werkdag hieruit berekend.
Opgenomen verlof
Dit veld wordt gevuld met de optelling van alle in de kalender ingevulde uren verlof. Het aantal dagen wordt hieruit afgeleid op basis van een werkdag van 8 uren.

Ad 2.c. Verlofkaart status
Dit kader bevat gegevens omtrent het huidige jaar en het saldo in uren (nog op te nemen verlof) voor het betreffende jaar.

Huidig jaar
In dit veld kan het jaar worden ingevuld waarover het verlof moet worden geregistreerd en berekend. Naar aanleiding van het ingevulde huidige jaar wordt de getoonde kalender automatisch aangepast.
Vastgelegde feestdagen worden alleen geaccentueerd (**) in het jaar waarop ze betrekking hebben.
Saldo
De waarde in uren die in dit veld wordt getoond kan niet handmatig worden gewijzigd, maar wordt berekend op basis van:

+ Saldo vorig jaar
+ Opbouw huidig jaar
+ Compensatie uren
- Opgenomen verlof
= Saldo in uren

Ad 2.d. Verlofkaart kalender
Het kalendergedeelte van de verlofkaart geeft de dagen in het geselecteerd huidige jaar weer. Feestdagen in Instellingen worden in het werkblad geaccentueerd (**). In de kolom naast de kalenderdagen is ruimte opgenomen om per dag het aantal opgenomen of op te nemen verlofuren in te vullen. Deze verlofuren worden per week en voor het volledige jaar getotaliseerd (opgenomen verlof).

(**)
Feestdagen worden geaccentueerd met behulp van "voorwaardelijke opmaak". Feestdagen kunnen worden ingevoerd op het werkblad Instellingen. Bij het opnemen van de voorwaarde "Feestdag" op werkblad VerlofKaart wordt gezocht op aanwezigheid van de betreffende dag in de lijst van feestdagen op het werkblad Instellingen. Als we dit doen krijgen we een foutmelding van Excel. Het is namelijk niet mogelijk om een voorwaarde in voorwaardelijke opmaak over werkbladen heen te definiëren. De oplossingen waarvoor kan worden gekozen zijn:

Definieer de feestdagen zelf (of neem een verwijzing op naar het andere werkblad) op hetzelfde werkblad als waar de voorwaardelijke opmaak wordt gedefinieerd. Nadeel hiervan is dat een apart werkblad waarop basisgegevens moeten worden gedefinieerd niet meer van toepassing is:
Neem bij een cel (onzichtbaar) een kenmerk op, op basis waarvan de voorwaardelijke opmaak kan worden gebaseerd.

In het werkblad verlofkaart is voor de laatste oplossing gekozen.!!
Het kenmerk (truc) wordt aan een kalenderdag als feestdag als volgt toegevoegd. Op het moment dat de datum in de kalender in de lijst van feestdagen voorkomt wordt bij de kalenderdatum (serieel getal) 0,25 (1/4) opgeteld. Alle verwijzingen in berekeningen naar deze kalenderdag moeten hiermee rekening houden door de extra 0,25 er weer af te halen (=GEHEEL(kalenderdag)) Zie hieronder voor de formule zoals hiervoor in VerlofKaart gebruikt is:

Voor het te doorzoeken bereik aan feestdagen is de naam Feestdagen gedefinieerd. Deze naam wordt gebruikt om in formules aan de lijst met feestdagen te refereren.

Het is niet wenselijk dat de verhoging van 0,25 voor een feestdag bij de kalenderdag op het scherm wordt getoond. In het werkblad VerlofKaart wordt dit bereikt door in de celeigenschappen aan de getoonde cellen een specifiek formaat toe te kennen. Zie onderstaande afbeelding.

Nu willen we een kalenderdag als feestdag accentueren. Hiervoor gebruiken we de mogelijkheid binnen Excel van Voorwaardelijke opmaak. De gedefinieerde voorwaarde ziet er als volgt uit: <

P.S. In het sjabloon Verlofkaart.xls is ter illustratie al bepaalde informatie ingevuld. Deze gegevens kunnen worden gewist en vervangen voor eigen gebruik.

Het accentueren van feestdagen zoals in dit sjabloon is gebruikt kan ook worden toegepast bij het maken van een verjaardagskalender. Probeer het zelf eens en koppel de resultaten op deze site terug !

Heb je nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.