Zoeken
Producten
Laatste Producten
Top 5 Producten
Help en Ondersteuning
Communicatie
Hoe werkt het sjabloon Urenverantwoording ?Het doel van het sjabloon is om de gebruiker te ondersteunen bij het op overzichtelijke wijze vastleggen en bijhouden van de bestede uren per dag in een bepaalde week aan een bepaalde activiteit naar aanleiding van een bepaald project voor een bepaalde opdrachtgever. Hierbij is het mogelijk om een week aan te maken om vervolgens binnen deze week urenregels toe te voegen ondersteund door van te voren aangegeven stamgegevens. Per regel kunnen de bestede uren worden ingevoerd. De werking:
Hieronder zal worden ingegaan op de werkwijze van het sjabloon. Als laatste paragraaf zullen nog wat handige gebruikstips aan de hand worden gedaan. ad 1. Werkblad Instelling. In het werkblad Instelling kunnen de basisgegevens worden ingevuld die dienen ter ondersteuning bij het invoeren van de uiteindelijke urenregels. De basisgegevens bestaan in:
ad 2. Werkblad Urenverantwoording
Deze verschillende onderdelen worden hieronder beproken, inclusief te bij de invoer te gebruiken functionalteit. Ad 2.2 Menu
Functie "Toevoegen week": Er wordt al een week vooringevuld, maar deze kan worden gewijzigd. Na het kiezen voor OK zal een weekblok worden toegevoegd. De opmaak van het weekblok is vooraf gedefinieerd. Hieronder een voorbeeld. Van de week wordt slechts het weeknummer ingevuld. In eerste instantie zal het weekblok geen gegevens bevatten en leeg zijn. Naast de kolom Omschrijving wordt een berekening gemaakt van de nog te besteden uren voor de in de kolom Omschrijving opgegeven subactiviteit. Op dit aantal uren worden de uren die in de week zijn ingevoerd in mindering gebracht. Zie in onderstaande afbeelding de wijze waarop de berekening in het werkblad Urenverantwoording worden getoond. In het weekonderdeel wordt eveneens gebruik gemaakt van de overzichtsfunctionaliteit in Excel (Groeperen). Dit heeft als voordeel dat nadat een week voorbij is de detailgegevens kunnen worden "dichtgeklapt" en alleen de totaalregels zichtbaar zijn. Dit maakt het werkblad overzichtelijker. Een voorbeeld van een "opengeklapte" week is: Na het "dichtklappen" van de week ziet het weekonderdeel er als volgt uit: Functie "Toevoegen urenregel ": Via het menu kan worden gekozen voor het toevoegen van een urenregel in een week. De voorwaarde hiervoor is dat een cel in een bepaald weekonderdeel moet worden geselecteerd (lichtblauw). De nieuwe urenregel wordt onderaan de lijst met urenregels toegevoegd. De regel kan vervolgens verder worden ingevuld. Is niet de juiste cel geselecteerd, dan zal na de keuze voor het toevoegen van een urenregel een melding worden gegenereerd die er als volgt uitziet: Er zal vervolgens geen actie worden uitgevoerd. De urenregel wordt niet toegevoegd. Als de lege urenregel is gegenereerd kunnen de gegevens in de urenregel worden ingevoerd. Hierbij wordt de gebruiker ondersteund vanuit de in het werkblad Instellingen ingevoerde lijsten. De ingevoerde waarde moet in de opgenomen lijsten voorkomen. Bij het samenstellen is gebruik gemaakt van een dynamisch bereik, waardoor in de lijsten geen lege waarden voorkomen. Hieronder staat kort aangegeven hoe met behulp van de lijsten waarden in de kolommen kunnen worden opgenomen. Voor validatie op de correcte waarde wordt gebruik gemaakt van de standaard validatie functionaliteit binnen Excel. In het omschrijvingenveld van de urenregel kan vrije tekst worden opgenomen. Hierin kan uniek identificerende informatie of aanvullende informatie met betrekking tot an de uitgevoerde activiteit worden ingegeven. Functie "Verwijderen urenregel ": Een ingevoerde urenregel uit een weekonderdeel worden verwijderd. Hiervoor moet de betreffende functie uit het menu worden gekozen. Voor deze keuze moet een cel in de te verwijderen rij worden geselecteerd. Een week moet minimaal één urenregel bevatten. Indien men de laatste urenregel uit een weekonderdeel wil verwijderen of indien met niet een cel in urenregel in een weekonderdeel heeft geselecteerd, dan wordt onderstaande foutmelding gegeven en de urenregel wordt niet verwijderd. Het sjabloon bevat het basisidee en de basisfunctionaliteit voor het in detail verantwoorden en registreren van uren. De functionaliteit kan naar eigen inzicht worden uitgebreid. Ook kan naar aanleiding van het sjabloon verder worden gediscussieerd op het forum. Op deze manier verbeteren we de kwaliteit van onze producten. Functie "Verwijderen week ": Als een week uit het werkblad Urenverantwoording verwijderd moet worden, dan is dit mogelijk met de functie Verwijderen week. De cursor (cel selecteren) moet in de week staan die de gebruiker wil verwijderen. Staat deze niet in een week, dan wordt een foutmelding gegeven. Is een cel geselecteerd in de te verwijderen week (in onderstaand voorbeeld week 14), dan wordt het betreffende weekblok uit het werkblad verwijderd. Er wordt geen bevestiging meer gevraagd en naar aanleiding van de verwijderactie wordt de volgende melding getoond. Functie "Afsluiten week ": Vanuit eventuele performanceoverwegingen wordt functionaliteit geboden om de in een week voorkomende formules om te zetten naar vaste waarden. De formules worden verwijderd en door cijfers vervangen. Deze functie zal niet veel gebruikt hoeven te worden indien vanuit performanceoverwegingen geen noodzaak is om rekenbewerkingen in een werkblad te beperken. Ook voor het afsluiten van een week moet een cel worden geselecteerd in het weekblok dat moet worden afgesloten. Indien een cel buiten een bestaand weekblok is geselecteerd en er wordt gekozen voor Afsluiten week, dan wordt dezelfde foutmelding gegeven als bij het verwijderen van een week: Is een cel geselecteerd in de te af te sluiten week (in onderstaand voorbeeld week 14), dan wordt het betreffende weekblok uit het werkblad afgesloten. Er wordt geen bevestiging meer gevraagd en naar aanleiding van de gekozen actie wordt de volgende melding getoond. Handige gebruikerstips.
Heb je nog vragen, neem dan gerust contact met ons op. |